Est-ce que vous manquez de temps au travail ? Souvent on trouve que 24h n’est pas suffisant pour tout accomplir. Comment trouver le temps de tout faire vos tâches en une journée de travail ? La planification est la clé pour trouver le temps nécessaire.
Plusieurs méthodes existent pour vous aider à planifier votre travail. Que ce soit de faire des blocs de temps, des to-do lists ou du timeboxing. Chacun à leurs avantages et inconvénients. Pour savoir ce qui vous convient le mieux, c’est d’essayer différentes manières de procéder pour ensuite sélectionner celle qui correspond à vos besoins. Chez Bunji, nous avons combiné quelques méthodes pour créer la nôtre. La voici :
Créer des blocs de travail
Créer des blocs de travail dans votre horaire vous permet de compartimenter votre journée ainsi que vos tâches. Lorsqu’on définit notre journée en bloc de temps, cela permet à votre agenda d’être plus structuré et organisé puisque vous consacrez un nombre de blocs pour chacun de vos projets ou sous-projets. Chez Bunji, nous adorons cette manière de procéder et avons établi des blocs de 90 minutes. Par conséquent, cela nous donne entre quatre à cinq séances par journée de huit heures.
Le temps alloué par séance est déterminé selon vos besoins. Vous pouvez utiliser le même temps que nous ou si vous préférez l’augmenter ou le diminuer c’est à votre guise. Toutefois, faites attention à ne pas trop mettre de temps par blocs, car si vous accordez trop d’heures cela peut nuire à votre productivité et à votre concentration. Parfois, il arrive qu’une tâche puisse s’effectuer plus rapidement qu’un bloc, mais cela vous permet d’en faire un peu plus.
Utiliser un planificateur de projets
Il existe une panoplie de planificateurs de projets qui peut vous plaire. Beaucoup ont des versions gratuites : Trello, Monday, Asana ou Freedcamp. Ces outils sont un moyen efficace pour les équipes qui doivent travailler sur les mêmes projets ou pour les gestionnaires qui veulent voir comment se déroule le travail de chaque membre. Par contre, rien ne vous empêche de l’utiliser uniquement pour vous pour suivre votre productivité et votre avancement.
Pour Bunji, c’est Monday qui a été le grand élu ! Sa convivialité et sa structure nous ont séduits dès le départ. Plusieurs éléments pratiques y sont : les notifications à même le site, une boîte de messagerie, des conversations pour chaque tâche inscrite (un bon moyen de communiquer et de partager entre collègues) et une application pour votre téléphone ou votre tablette.
Vous pouvez avoir le nombre de tableaux que vous voulez. Nous avons opté pour un tableau avec tous les projets de l’agence et un autre avec nos tâches que nous divisons en sprint. Chaque sprint est d’une durée de deux semaines et cela permet de mieux diviser notre travail en étape ou par projet. À la fin de chaque sprint, on prend un moment en équipe pour planifier nos tâches pour le prochain et ainsi permettre de savoir où chacun se situe. Monday permet de mettre des timelines, des dates d’échéance, le statut de la tâche, le nombre d’heures estimées, etc. L’important est de trouver l’outil qui vous convient et qui vous facilite le travail.
Reposer son cerveau
Il faut trouver un juste milieu entre le temps de travail et le temps de repos entre chaque projet ou tâche. Vous ne pouvez pas travailler huit heures d’affilée passant d’une tâche à l’autre sans reposer votre cerveau. Prendre un moment pour se reposer entre deux projets apporte son lot d’avantages : avoir de nouvelles idées, faire des liens ou prendre du recul. À vous de voir comment vous planifiez votre repos. Ça peut être un petit cinq minutes entre chaque bloc ou entre chaque deux blocs ou un nombre de tâches. Lorsque l’on parle de repos, c’est important qu’avant chaque réunion de planifier un petit cinq minutes où vous ne faites rien. Laissez le temps à votre cerveau de récupérer pour être totalement concentré et disponible lors de la rencontre.
Diviser son temps
Quand vous planifiez le temps estimé pour chaque projet ou tâche, accorder un temps respectable. Une stratégie efficace est de comprimer le temps alloué à vos tâches et d’établir un échéancier. Par exemple, diminuer de 15% le temps que vous accorderiez normalement ; cela va vous donner une petite pression positive pour rester motivé et engagé dans votre travail. De plus, dans vos heures de semaine, prévoyez-vous quelques heures (une à trois) de libres pour toute éventualité : que ce soit pour des ajouts de dernières minutes ou des projets qui demandent un peu plus de temps.
Toutes ces méthodes permettent à l’équipe de Bunji de planifier efficacement chacune des tâches des employés pour ainsi être plus productive.
